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Videokonferenz in Rostock

Durch die starke Verbreitung digitaler Übertragungstechniken und der erhöhten Leistungsfähigkeit von PCs werden Videokonferenzen immer mehr zu einer festen Größe im Arbeitsalltag. Auch für Rostocker Unternehmen kann der Einsatz von Videokonferenzen eine kostengünstige und zeitsparende Alternative zu herkömmlichen Geschäftsreisen und Projekttreffen sein.

 

Wie funktionieren Videokonferenzen?

Mit dem Einsatz von Videokonferenztechnik werden Bild und Ton aus räumlich getrennten Veranstaltungen oder Besprechungen übermittelt. Konferenzteilnehmer, die sich nicht am gleichen Ort aufhalten, können genauso an einer Besprechung oder Diskussionen teilnehmen, wie die Kollegen vor Ort. Alle treffen sich am virtuellen Konferenztisch und nutzen alle Möglichkeiten der Kommunikation wie bei einer Konferenz, bei der sich alle Teilnehmenden von Angesicht zu Angesicht begegnen. Funktionierten Videokonferenzen vor einigen Jahren noch mit Bild- und Tonaussetzern, so wird mittlerweile durch verbesserte Kompressionsverfahren eine nahezu verlustfreie Übertragung von digitalen Sprach- und Videodaten ermöglicht.

Damit eine Videokonferenz problemlos durchgeführt werden kann, müssen alle Teilnehmerstandorte mit der entsprechenden Hardware ausgestattet sein: Es werden auf jeder Seite Eingabegeräte wie Kamera und Mikrofon sowie Ausgabegeräte wie Monitor und Lautsprecherboxen benötigt. Darüber hinaus brauchen Unternehmen zur Durchführung von Videokonferenzen je nach eingesetztem Konferenzsystem ein Gateway bzw. eine Plattform, mit dessen Hilfe die verschiedenen Konferenzteilnehmer miteinander verbunden werden. Hier gibt es verschiedene Videokommunikationslösungen, die je nach Ansprüchen und Leistungsstärke variieren.

 

Wo liegen die Vorteile des Einsatzes von Videokonferenztechnik?

Die Vorteile für die Nutzung von Videokonferenzen liegen klar auf der Hand:
Unternehmen können mit Kunden, freien Mitarbeitern und Partnerunternehmen bzw. Projektpartnern zeitnah konferieren und so auf Dauer Zeit und Geld sparen. Mit steigenden Reisekosten sowohl für das Auto als auch für Bahn- und Flugzeug findet sich mit dem Einsatz von Videokonferenzen eine ressourcenschonende Möglichkeit, Meetings und Projektkonferenzen an verteilten Standorten abzuhalten. Neben den langen Anfahrtszeiten entfallen die Reisekosten sowie Hotelkosten und der Verpflegungsmehraufwand. Trotz guter Infrastruktur mit ICE-Anbindung, Hafen und auch Flughafen in der Nähe können die reinen Reisezeiten für Rostocker Unternehmen und deren Mitarbeiter relativ hoch und ziemlich belastend sein. Hier liegt ein weiterer Vorteil in der Nutzung von Videokonferenzen: Die Mitarbeiter sind vor und nach der Konferenz in der Firma und können weiter ihrem Tagesgeschäft nachgehen. Durch die Nutzung einer Videokonferenzen in Rostock – und natürlich auch an allen anderen Orten der Welt – kann der Stress von Reisen mit Staus, Verspätungen, Umbuchungen reduziert werden. Dies wirkt sich auf positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter und das Firmenklima aus und wird auch häufig positiv vom Kunden vermerkt.

Videokonferenzen lassen sich erfolgreich in überregionalen sowie internationalen Projekten einsetzen. Sie können mit einer unbegrenzten Anzahl an Teilnehmenden einberufen werden. Die teilnehmenden Parteien müssen lediglich über Zugang zum gleichen Konferenzsystem verfügen. Größere Videokonferenzen benötigen selbstverständlich eine genauso umsichtige Planung wie Face-to-Face-Meetings. Ihr größter Vorteil gegenüber dem herkömmlichen Telefonat ist, dass die Gesprächspartner sichtbar sind und allen Teilnehmern neben der Sprache auch Mimik und Gestik als Mittel zur Kommunikation zur Verfügung stehen. Alle Inhalte können durch zusätzliche Visualisierungen unterstützt bzw. ergänzt werden. Gleichzeitig können am virtuellen Besprechungstisch Dokumente ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden. Einige Videokonferenzsysteme haben Zusatzfunktionen, mit denen man über Entfernung gemeinsam am Whiteboard oder am Flipchart arbeiten bzw. Präsentationen für alle Konferenzstandorte einblenden kann. So können auch aufwändigere Produktpräsentationen an mehreren Standorten gleichzeitig gezeigt werden.

Videokonferenzen lassen sich kurz- bis mittelfristig einberufen. Durch sie können schnell auch bei Projektkrisen alle Beteiligten zu einem Besprechungstermin zusammengerufen werden. Mit dem Einsatz von Videokonferenzen unterstützen Rostocker Unternehmen den Umweltschutz, weil sie dazu beitragen, dass durch weniger Geschäftsreisen sich die Schadstoff-Emissionen verringern. Sie leisten einen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität, da durch weniger Reisestress die Mitarbeiter dem Unternehmen vor Ort zur Verfügung stehen. Und sie leisten einen Beitrag zur Kundenzufriedenheit, da sie relativ schnell und von Angesicht zu Angesicht auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren können und zeigen, dass sie innovative Technik einsetzen.

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