Hinweise zur rechtsverbindlichen Kommunikation mit der Verwaltung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock
Formfreie elektronische Kommunikation
Allgemeine Anfragen und Hinweise können Sie an jede auf rathaus.rostock.de angebotene oder auf Briefköpfen der Stadtverwaltung ausgewiesene E-Mail-Adresse senden.
Für eine formfreie elektronische Kommunikation steht zudem die zentrale E-Mail-Adresse der Stadtverwaltung zur Verfügung:
info@rostock.de
Übermittlung rechtsverbindlicher, elektronischer Dokumente an die Hanse- und Universitätsstadt Rostock
Die Übermittlung rechtsverbindlicher, elektronischer Dokumente (Anträge, Anzeigen usw.), kann (ab 1. Juli 2014) ausschließlich über die zentrale De-Mail-Adresse
poststelle@rostock.de-mail.de
an die Verwaltung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock erfolgen.
Voraussetzungen für die Übermittlung sind:
a) die Versandart nach § 5 Abs. 5 De-Mail-Gesetz (Absenderbestätigung; Bestätigung des Versands mit hohem Authentisierungsniveau) und
b) eine sichere Anmeldung nach § 4 De-Mail-Gesetz (zwei geeignete und voneinander unabhängige Sicherungsmittel).
Sofern die zu übermittelnden elektronischen Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sind, ist eine sichere Anmeldung nicht notwendig.
De-Mail ist der Name eines auf E-Mail-Technik beruhenden, hiervon aber technisch getrennten Kommunikationsmittels zur "sicheren, vertraulichen und nachweisbaren" Kommunikation im Internet.
Das Hauptziel von De-Mail ist es, Nachrichten und Dokumente über das Internet vertraulich, sicher und nachweisbar zu versenden und zu empfangen und damit ein elektronisches Pendant zur heutigen Briefpost zu etablieren. Weitere Informationen erhalten Sie hier: www.de-mail.de.
Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Mecklenburg-Vorpommern - VwVfG M-V) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht. Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadtverwaltung Rostock für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3a VwVfG M-V ist eröffnet.
Verschlüsselung
Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit noch kein Verfahren zur Verschlüsselung anbieten können.
Dateiformate
Möchten Sie Dateien an die Stadtverwaltung Rostock übertragen oder senden, so beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden.
Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:
- Acrobat Reader ab Version 3.0 (.pdf, .pdf/A)
- MS Office ab Version 97 (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx)
- Open Document (z. B. OpenOffice, LibreOffice) bis zur aktuell standardisierten Version
- Textformate (ASCII) bis zur aktuell standardisierten Version (.txt, .rtf)
- Bildformate bis zur aktuell standardisierten Version (.bmp, .tif, .jpg, .jpeg)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.
Beschränkung der Größe der Anhänge pro E-Mail
Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 15 MB begrenzt.
Annahme von komprimierten Dateien
Die vorstehenden Formate können nicht als komprimierte Dateien entgegengenommen werden.
Nicht verarbeitbare Nachrichten
Ist Ihre E-Mail nicht bearbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Rostock und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.